2017.8.26

office

電話対応への苦手意識を克服するテクニック

まず、なぜ電話対応に対して苦手意識を抱いてしまうのか。

その一般的な理由をいくつかあげます。
・電話が嫌い
見えないひとと話すことへの緊張やいつ電話がかかってくるか読めないことが原因のようです。
また、言葉選びに自信がないという理由も。
・電話よりメールの方が楽
考える時間があり、文章で書くほうが楽(話すことが苦手)という方もいらっしゃいます。
・自分の時間が取られてしまう
いつかかってくるか読めないし、何分かかるか予想できないから煩わしい。
・職場の人間に会話を聞かれるのが怖い
自分の言葉遣いや声に自信がなかったり、声量が気になるという意見もあるそうです。

このような苦手意識を克服するための4つのポイントを紹介します。

常識的なことですが、これらを守ることでお客様ときちんと会話をする状態が整うのです。
①コールは2コールまでで出ましょう
守るべき基本的なルールは守ることで、相手の印象が初めから悪くなることはありません。
②電話を取るときは同時にメモを取る準備もしましょう
電話口で言われてから、慌ててメモを用意すると、相手をお待たせすることにもつながり、あまり良い印象にはつながりません。
③聞き取れなかったことは、きちんと聞き返す。
うまく話すことよりも、まずお伺いした情報が間違っていないことが重要です。
④自分一人で抱え込むのはやめよう
自分では判断がつかないものは一旦切るなり保留して確認しましょう。

営業電話を成功させるポイントも合わせて紹介いたします。

①親近感を持ってもらう
②マメに連絡する
③声はワントーン高め
④アポイント内容は具体的にする

上記のように基本的はルールを守ることや、情報をきちんと伝えることはもちろん、
お客様に対して電話をかけてくれてありがとう!という気持ちで対応することが大切です。

お電話いただいたお客様に、グラフィティーに頼むとすごく気持ちの良い対応をしてもらえる!と思ってもらえるような対応を心がけます。

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吉田賢人
はじめまして。 グラフィティー所属のアシスタントデザイナーの吉田です。 私は「眼鏡」「体がデカい」「髪を伸ばしがち」 以上、この3つで形成されています。

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