2017.12.13

office lifehack

効率的なデスク書類整理法3つ

12月に入り今年もあと少し。
「大掃除やデスク整理をしようと思うが、大量にたまった書類をどこから手をつけたらいいのかわからない…
そういった状態で、必要な書類が行方不明…」
そのようなことになりかねません。今年の書類を整理し、しっかり管理していきましょう。
今回はデスク書類を中心に3つの整理法を紹介していきます。

1 デスク周りの整理整頓

まず書類をすべて床に降ろし、机の上をパソコンと電話しかない状態にします。
スッキリしたデスクを見てまずはモチベーションをあげましょう。
その後、ダンボールなどの入れ物を3つ用意し、
各書類を「いるもの」「いらないもの」「どちらでもないもの」
の3つに分けていきます。この「どちらでもないもの」を用意することによって、
捨てても大丈夫か迷った際の作業の滞りを防ぎ、スムーズに作業することができます。
本来であれば数を減らすということが整理のポイントになってくるので、
思い切って判断できる方については2択をお勧めします。
また、整理後も机の下などに「いらないものボックス」を作ることで、
瞬時に整理する習慣がつくので
仕事中に処分するのが面倒で溜まっていく書類を減らすことができます。
ボックスに入れたものは定期的にシュレッダーにかけていきましょう。

2 書類は項目ごとに整理する

現在進行中の書類や、重要書類を分類せずまとめてしまっては整理の意味がありません。残しておく書類はクリアファイルなどでテーマごとに分け、欲しい時にすぐ出せるようにしておきましょう。

テーマの内容は◯◯その1、その2など抽象的なものではなく、
できるだけ具体的な内容を記載しましょう。
書類チェック中は仮書きにし、整理後に確定した内容を記載すると
、内容が明確になります。
また、整理したファイルを横にして管理すると、
不明書類が山になる原因になるので、必ず縦に置き管理しましょう。

3 いらないものは捨てる

はじめに1で説明した「どちらでもないもの」を更に整理していきます。
「今必要」「しばらく必要」「ずっとおいておく必要がある」
この項目にあてはまるものは「必要なもの」
ですぐに判断できないものは「不要なもの」とみなします。

すぐに判断できないものは使える資料ではないし、
場所を取り作業効率が落ちるというデメリットのほうが高いので思い切って捨てましょう。

以上デスク書類整理法を中心に効率的な方法を説明しました。
是非実践してみてください。

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土手内僚
こんにちは!ダンス、DJ、グラフィティー等ヒップホップ文化をこよなく愛しています。どってぃーです。グラフィティーでは新人なのでフレッシュに頑張ります!よろしくお願いします!

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