2016.5.25

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小さな会社でSkypeを導入したい5つの理由

みなさんこんばんは。グラフィティー代表の松尾です。



GWはどこかにお出かけに行かれましたでしょうか。

ふだんウチの家族は渋滞を避けたGW初日の早朝に出かけて、Uターンラッシュが発生する前に帰宅するのですが、今年はタイミングがズレてしまいエラい目に合いました。

渋滞MAXの5月4日に淡路島へ行く予定でしたが、明石大橋の前で車の列に耐えきれずギブアップして高速を下りました。その後神戸のモザイクでも行こうかと思いきや、そこも駐車場が満車で入れず、結局南京町でブタ饅を食べて帰りました。

何にでも予定やスケジュール戦略が大切ですね。











弊社は小さな会社ですが、業務を効率化させるためにいろんな事を試しています。

最近導入した業務改善の施策がハマったので紹介します。









導入したのはこちら

Skypeは無料通話アプリ、無料チャット、ビデオチャット、電話への格安オンライン通話を提供

もともと外部への業務依頼としてアカウントを作って、特定の業者さんへのみ利用していました。

 

ある日、お客様から電話で見積もり依頼を受け、それをメモに書き、事務担当へ持って来て説明しているスタッフの姿を見て、「Skypeのチャットなら、電話で見積もり依頼を受けながらメッセージを入力して事務担当へ伝えられるな」と思い導入しました。

 

リアルタイムに伝えて、記録が残るという特徴を活かせばビジネスの様々なシーンで使えますので、参考にしてみてください。

 

 

弊社でのSkypeの利用方法はこちらです。

1.遠方の協力業者さんとの連携

チラシのデザインがメイン商材の弊社では、大量の間取り図の作成や、写真の切り抜き作業など細かい業務を短期間で済ませる必要が迫られる事もしばしばあります。

こんな時に中国などのオフショアDTP会社さんへ委託するため、距離を気にせずリアルタイムでコミュニケーションが取れるSkypeのチャット機能は便利です。

原稿資料なども添付ファイルの送信機能を使えば、まるで業者さんが隣の部屋にいる感覚で、数百キロ先のパートナーとコミュニケーションが取れます。

2.電話問い合わせでの見積もり依頼

導入のきっかけになった電話問い合わせのメモを削減する目的で、チャットの機能をよく活用しています。

メモ用紙を探す必要もなく、電話で聞きながら入力できるためメモの取り間違いもなくなり、入力と同時に事務担当へ伝わるため時間のロスも削減できます。

メモ用紙やボールペンのインクも必要なくなり、経費削減にも繋がるでしょうかw

 

3.外出先での社内資料の送信依頼

先日撮影に出ているときに、前回作成したチラシのデザインが見たいとクライアントから依頼がありました。取りに戻るわけにもいかなかったので、スタッフへスクリーンショットをチャットで送信してもらいました。

スマホのアプリをインストールしているので、送信してもらったイメージを画面に表示させながら打ち合わせをする事ができました。

4.社内の業務連絡

お客様の突然のご来社や、会社の休みの連絡など、すぐにスタッフ全員に伝えたいメッセージがある時もチャット機能を使えば一度に全員に送信する事ができます。

LINEの既読機能は備えていないので、読んだら必ず「読んだ」と返信してもらう事で全員に伝わっているかを把握する事ができます。

先日の飲み会の連絡のレスポンスの早さには驚きましたwww

 

5.入金連絡

お客様から入金いただくメインバンクとなるネット銀行は、スタッフの給料振込も行っているため、社内のスタッフへは公開していません。

常に私がチェックして事務担当へ口頭で「○○様から××円入金がありました」と伝えていましたが、伝え間違いなどのトラブルが心配でした。

これもチャットに入金日、お名前、入金金額などをコピー&ペーストすれば、間違いも無く正確に伝わります。

 

弊社のようなごく小規模の会社でも、小さな連絡事項がたくさんあると思いますので、リアルタイムにメッセージを記録し伝えられるSkypeの利用は大変おすすめです。

最近流行のチャットワークなど他にもツールはたくさんありますので、いろいろ試してみてしっくりくるものを使うのが良いでしょう。

ちなみに弊社がSkypeを選んだのは、タスク管理はサイボウズを既に導入しており、もともと使っていたSkypeをもっと使おうという事からでした。

 

 

また、ちょっとしたお願いをSkypeで頼んだ時も、デコメ感覚で使えるカワイイ絵文字で「ありがとう!」と伝えると、社内スタッフとの連携も取りやすくなります。

しかし、Skypeは常に起動しておき、常に監視しておいてこそ意味を成します。

私はよくSkypeのメッセージ着信を見落としてしまい、弊社の時間管理委員長f:id:graphity:20131112152630j:plainから内線で、「先ほどSkypeで伝えたのですが、、、」と連絡が入ってしまいます。

チャットで済むところを内線させては意味が無いので、必ず見る。必ず返事をする。をルールにして運用クオリティをアップさせていきます。

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松尾 憲司
アートディレクター兼代表の松尾です。20歳からデザインをはじめて15年以上経ちました。 今までの仕事は広告の制作側が中心でしたが、最近は広告デザインを考える部分を中心に仕事をしています。 仕事は毎日しないといけない事ですが、会社のみんなが仕事を毎日できることの喜びを感じられるように、スタッフとの関係性やオフィス環境の整備を重視して、毎日会社に来るのが楽しくなるような職場づくりにも注力しています。

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